اگر شما مانند اکثر صاحبان کسب‌وکارهای کوچک هستید، همیشه به دنبال راه‌هایی برای بهینه‌سازی و ساده‌سازی کسب‌وکار خود هستید. به همین دلیل، ایجاد سیستم‌های مؤثر کسب‌وکار بسیار مهم است.
خوشبختانه، چند نکته وجود دارد که می‌توانید برای اطمینان از مؤثر بودن سیستم‌های خود رعایت کنید. در این پست، ۵ نکته برای ایجاد سیستم‌های مؤثر کسب‌وکار را به اشتراک می‌گذاریم. ادامه مطلب را بخوانید تا بیشتر بدانید!
سیستم کسب‌وکار چیست؟
سیستم کسب‌وکار، یا رویه عملیاتی استاندارد (SOP)، راهنمایی است که مراحل دقیق لازم برای تکمیل یک وظیفه را شرح می‌دهد.
در حالی که اعضای با تجربه تیم از قبل می‌دانند که چگونه وظایف را انجام دهند و ممکن است فکر کنند سیستم‌های مستند کسب‌وکار ضروری نیستند، زمانی که کارمند جدیدی استخدام می‌کنید، مستندسازی سیستم‌های کسب‌وکار به آن‌ها کمک می‌کند تا کار خود را انجام دهند و به سرعت با فرآیندها آشنا شوند.
ضبط سیستم‌های شما می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، اما رعایت برخی از اصول پایه می‌تواند به شما در رسیدن به موفقیت کمک کند. در اینجا پنج نکته برای ایجاد سیستم‌های مؤثر کسب‌وکار آورده شده است.
۵ نکته برای ایجاد SOP
۱. متخصص باشید
مفید است اگر با وظیفه‌ای که مستندسازی می‌کنید به‌طور کامل آشنا باشید.
تجربه شخصی شما در انجام کار می‌تواند مفید باشد، اما باور نکنید که روش شما بهترین روش است. با کارکنان خود صحبت کنید و یادداشت بردارید.
۲. واضح و مختصر بنویسید
هنگام نوشتن مراحل یک رویه، باید از زبان ساده و مستقیم استفاده کنید.
سیستم‌های کسب‌وکار شما باید برای هر کسی که دانش پایه‌ای از صنعت دارد، قابل فهم باشد.
۳. جزئیات را به یاد داشته باشید
می‌خواهید هر کسی که این مستندات را می‌خواند، بتواند بدون نیاز به پرسیدن سوالات، وظیفه را انجام دهد. حتماً نکات مفیدی را درباره مراحل مربوطه درج کنید.
این‌ها می‌توانند شامل مکان‌های خاص شیرها و کلیدها یا جایی که مواد لازم ممکن است ذخیره شده باشند، باشد.
برای موقعیت شیرها و کلیدها، در نظر داشته باشید که برچسب‌هایی بسازید که بتوانید به آن‌ها در مستندات سیستم اشاره کنید.
۴. رویه‌های مرتبط را پیوند دهید
هر زمان که ممکن است، باید رویه‌های مرتبط را به یکدیگر ارجاع دهید.
بیشتر سیستم‌های کسب‌وکار نیاز به انجام چندین وظیفه مرتبط برای رسیدن به اهداف خود دارند.
برای مثال، فرآیند استفاده از تابع پیش‌نمایش چاپ (Print Preview) در نرم‌افزار شما باید به رویه‌های تابع چاپ (Print) پیوند داده شود.
۵. مراحل کوچک را ترکیب کنید
معمولاً، هنگام مستندسازی سیستم‌های کسب‌وکار، بهتر است فقط یک دستورالعمل در هر مرحله شماره‌دار بنویسید.
با این حال، شما می‌توانید اغلب مراحل کوچکتر را ترکیب کنید تا از طولانی شدن مستندات جلوگیری کنید.
برای مثال، “روی دکمه ذخیره کلیک کنید” و “برنامه را ببندید” می‌تواند به یک مرحله واحد، “روی دکمه ذخیره کلیک کرده و برنامه را ببندید” ترکیب شود. می‌توانید چندین مرحله را زمانی که مفاهیم ساده هستند، ترکیب کنید.
نتیجه‌گیری: ایجاد سیستم‌های مؤثر کسب‌وکار
سیستم‌های کسب‌وکار و رویه‌های عملیاتی استاندارد به‌خوبی نوشته شده باید باعث شوند که کارکنان یا دستیاران مجازی با تجربه راحت و اعتماد به نفس در توانایی انجام وظیفه بدون نیاز به پرسیدن سوالات، احساس راحتی کنند.
ایجاد سیستم‌های مؤثر کسب‌وکار ممکن است به نظر چالش‌برانگیز بیفتد، اما با رعایت این ۵ نکته، می‌توانید به هدف خود نزدیک شوید.
اگر این کار برای شما پیچیده به نظر می‌رسد و نیاز به کمک در پیاده‌سازی فرآیندها دارید، برای کسب اطلاعات بیشتر درباره بسته‌های مشاوره کامل ما که کسب‌وکار شما را به سرعت به راه می‌اندازد و در عین حال از سودآوری آن اطمینان حاصل می‌کند، با ما تماس بگیرید.
با گزینه‌های زیادی که امروز برای کسب‌وکارها وجود دارد، هیچ فرصتی بهتر از حالا برای کنترل آینده خود وجود ندارد!
چک‌لیست سیستم‌سازی
از هدر رفتن زمان ارزشمند در مستندسازی وظایف نادرست اجتناب کنید. با استفاده از چک‌لیست سیستم‌سازی، از همان ابتدا درست عمل کنید!
پنج سوال برای پرسیدن از خود پیش از سرمایه‌گذاری زمان برای ایجاد یک رویه عملیاتی استاندارد
Apple، Starbucks و McDonald’s
این‌ها سه تا از بزرگ‌ترین شرکت‌های جهان هستند و همه آن‌ها چیزی مشترک دارند: هر کدام با سیستم‌ها ساخته شده‌اند.
زمانی که از رویه‌های عملیاتی استاندارد (SOP) استفاده می‌کنید، کسب‌وکار شما بلافاصله مؤثرتر می‌شود. SOPها یک پایگاه دانش قابل اجرا با مستندات مرحله به مرحله فراهم می‌کنند تا به شما کمک کنند وظایف را واگذار کنید و بهره‌وری خود را افزایش دهید. نتیجه نهایی این است که شما قادر خواهید بود زمان بیشتری برای تمرکز بر روی وظایف مهم‌تر که به رشد کسب‌وکار شما کمک می‌کند، آزاد کنید. با پیاده‌سازی صحیح SOPها، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که بقیه امور به درستی توسط اعضای تیم شما مدیریت می‌شود.
اگر شما درگیر هر گونه وظیفه کسب‌وکاری هستید و در حال فکر کردن به ایجاد رویه‌ای برای آن هستید، قبل از هر چیز این ۵ سوال را از خود بپرسید. اگر به حداقل ۴ تا از سوالات زیر پاسخ مثبت دهید، ارزش سرمایه‌گذاری زمان برای ایجاد یک رویه را دارد.
سوال #۱
آیا این وظیفه برای عملکرد صحیح کسب‌وکار من ضروری است؟
بله!
اگر وظیفه برای عملکرد صحیح کسب‌وکار شما ضروری است، باید یک رویه برای آن ایجاد کنید. به عنوان مثال، پاسخ به ایمیل‌ها. اگر نمی‌توانید با حجم ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنید، کنار بیایید، وقت آن رسیده است که رویه‌ای ایجاد کنید که به یکی از اعضای تیم شما اجازه دهد به آن رسیدگی کند. یک SOP به همکاران شما کمک می‌کند تا فرآیند فیلتر کردن و پاسخ دادن شما را درک کنند تا بتوانید بر روی پاسخ دادن به مهم‌ترین ایمیل‌ها تمرکز کنید.
خیر!
اگر وظیفه برای عملکرد صحیح کسب‌وکار شما ضروری نیست، آن را حذف کنید. اگر، به عنوان مثال، تبلیغ کسب‌وکار شما در Facebook به شما در رسیدن به مشتریان هدف کمک نمی‌کند، باید تلاش‌های خود را بر روی استراتژی‌های بازاریابی مؤثرتر متمرکز کنید. در چنین حالتی، بهتر است تمام فعالیت‌های بازاریابی در Facebook را به کلی کنار بگذارید. نیازی به ادامه این وظایف نیست، چه رسد به ایجاد رویه‌ای برای آن‌ها.
سوال #۲
آیا این وظیفه نیاز به انجام به‌صورت منظم دارد؟
بله!
دستورالعمل‌های مرحله به مرحله‌ای ایجاد کنید که برای اعضای تیم شما قابل فهم و پیاده‌سازی باشد. به عنوان مثال، اگر هر جمعه وظایف حسابداری کسب‌وکار خود را انجام می‌دهید و اگر این کار را نکنید، انباشته می‌شود تا به یک کابوس غیرقابل تحمل تبدیل شود. حالا که تعیین کرده‌اید این وظیفه باید هر جمعه انجام شود، پیش بروید و یک رویه ایجاد کنید تا بتوانید آن را به شخص دیگری از تیم خود واگذار کنید.
خیر!
اگر وظیفه به‌صورت منظم انجام نمی‌شود، نیازی به ایجاد رویه‌ای برای آن نیست. فرض کنید شما صاحب یک بوتیک هستید و می‌خواهید کسب‌وکار خود را با افتتاح یک فروشگاه دیگر گسترش دهید. ابتدا باید به تحقیق درباره بهترین مکان در محله انتخابی خود بپردازید. پس از اتمام این تحقیق، احتمالاً هرگز نیازی به انجام دوباره آن نخواهید داشت. در این حالت، ایجاد رویه ضروری نیست.
سوال #۳
آیا وظیفه دارای مراحل تکراری با نقطه شروع و پایان مشخص است؟
بله!
اگر وظیفه دارای مراحل تکراری با نقاط شروع و پایان مشخص است، برای آن یک رویه ایجاد کنید. فرض کنید شما همیشه همان سری از مراحل را برای تبلیغ وبینار خود در LinkedIn دنبال می‌کنید. شما با شناسایی مخاطبان جدید و هدفمند شروع می‌کنید و آن‌ها را به ثبت‌نام دعوت می‌کنید و این وظیفه با ارسال پیام‌ها با جزئیات وبینار به پایان می‌رسد. از آنجا که مراحل شما همیشه یکسان است، می‌توانید برای آن یک رویه ایجاد کنید و بگذارید شخص دیگری از تیم شما آن را مدیریت کند.
خیر!
اگر وظیفه دارای مراحل تکراری نیست و همیشه در حال تغییر است، نیازی به ایجاد رویه‌ای برای آن نیست. گاهی اوقات، مراحل مربوط به انجام یک وظیفه آنقدر تغییر می‌کند که مستندسازی آن دشوار است. برای مثال، شما صاحب یک شرکت طراحی وب هستید و محصول خاصی برای ارائه به مشتریان ندارید. این به این معنی است که مشتریان شما همیشه از شما طراحی‌های وب منحصر به فرد سفارش می‌دهند و هر کدام با دیگری شباهتی ندارد. در این حالت، ایجاد رویه ممکن است تا زمانی که محصول یکنواختی برای ارائه به تمام مشتریان خود داشته باشید، ممکن نباشد.
سوال #۴
آیا انجام وظیفه به‌صورت شخصی مانع از داشتن زمان بیشتر برای تمرکز بر فعالیت‌های درآمدزا می‌شود؟
بله!
اگر انجام وظیفه به‌صورت شخصی زمان زیادی از شما می‌گیرد و مانع از تمرکز شما بر فعالیت‌های درآمدزا می‌شود، برای آن یک رویه ایجاد کنید. فرض کنید شما صاحب یک وب‌سایت تجارت الکترونیک هستید و باید به‌طور مداوم آن را با محصولات جدید به‌روز کنید. این وظیفه زمان زیادی را می‌گیرد و حتی مانع از انجام مؤثر سفارشات جدید می‌شود. در چنین حالتی، کار هوشمندانه این است که یک SOP ایجاد کنید تا شخص دیگری از تیم شما سایت را به‌روز کند و شما بر روی انجام سفارشات تمرکز کنید.
خیر!
اگر انجام وظیفه به‌صورت شخصی مانع از تولید درآمد نمی‌شود، شما در مسیر درستی هستید و احتمالاً از زمان خود به‌خوبی استفاده می‌کنید. با این حال، من همچنان توصیه می‌کنم که یک رویه ایجاد کنید تا بتوانید این وظیفه را به‌درستی به یکی از اعضای تیم خود واگذار کرده و زمان خود را برای فعالیت‌های درآمدزا آزاد کنید.
سوال #۵
هنگام انجام وظیفه، آیا احساس می‌کنید که این بهترین استفاده از زمان شما نیست؟
بله!
اگر انجام وظیفه به‌صورت شخصی بهترین استفاده از زمان شما نیست و کسی از تیم شما می‌تواند آن را به‌جای شما انجام دهد، برای آن یک رویه ایجاد کنید. اگر، به عنوان مثال، شما یک وبلاگ برای کسب‌وکار خود دارید، اما زمان زیادی را برای تحقیق، نوشتن و سپس تبلیغ پست‌های وبلاگ در سایت‌های رسانه‌های اجتماعی صرف می‌کنید، زمان شما به‌طور مؤثر استفاده نمی‌شود. در این مثال، زمان شما بهتر است به خلق محتوا اختصاص یابد و بقیه کارها را به شخص دیگری بسپارید. می‌توانید برای سایر وظایف جانبی وبلاگ نویسی یک رویه ایجاد کرده و آن‌ها را به اعضای تیم خود واگذار کنید.
خیر!
اگر انجام وظیفه به‌صورت شخصی واقعاً بهترین استفاده از زمان شما است، به این معنی است که شما در مسیر درستی هستید. حتی اگر پاسخ شما به این سوال منفی باشد، برای عملکرد بهینه، من همچنان پیشنهاد می‌کنم که یک رویه برای آن ایجاد کنید. SOPها همچنین می‌توانند به‌عنوان چک‌لیست شخصی شما برای اطمینان از رسیدن به نتایج مطلوب استفاده شوند. جراحان مغز و اعصاب از رویه‌های شخصی استفاده می‌کنند، حتی اگر دقیقاً بدانند که در محل کار چه کارهایی باید انجام دهند. مطالعات نشان داده است که جراحانی که از SOPها پیروی می‌کنند، احتمال خطاهای کمتری دارند نسبت به کسانی که از آن‌ها استفاده نمی‌کنند.
سیستم سازی را شروع کنید و از انجام همه کارها به‌تنهایی دست بردارید
اگر سوالی دارید آن را پیش خود نگه ندارید همین الان در کادر زیر کامنت کنید پاسخگو و راهنمای شما هستیم.
